Inovasi Birokrasi dalam Wujud E-government

Kemajuan teknologi informasi yang pesat serta pemanfaatannya secara luas telah membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan, dan pendayagunaan informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat. Kenyataan menunjukkan bahwa penggunaan media elektronik merupakan faktor yang sangat penting, sehingga penataan yang tengah kita laksanakan harus pula diarahkan untuk mendorong bangsa Indonesia menuju masyarakat informasi.

Perubahan-perubahan yang terjadi saat ini menuntut terbentuknya pemerintahan yang bersih, transparan, dan mampu menjawab tuntutan perubahan secara efektif di mana masyarakat menuntut pelayanan publik yang memenuhi kepentingan masyarakat luas di seluruh wilayah negara, dapat diandalkan dan terpercaya, serta mudah dijangkau secara interaktif. Pemerintah pusat dan daerah harus mampu membentuk dimensi baru ke dalam organisasi, sistem manajemen, dan proses kerja yang lebih dinamis. Dengan demikian perlu dikembangkan sistem dan proses kerja yang lebih lentur untuk memfasilitasi berbagai bentuk interaksi yang kompleks dengan lembaga-lembaga negara lain, masyarakat, dunia usaha, dan masyarakat internasional.

Organisasi pemerintah harus lebih terbuka untuk membentuk kemitraan dengan dunia usaha (public-private partnership), memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk meningkatkan kemampuan mengolah, mengelola, menyalurkan dan mendistribusikan informasi bagi pelayanan publik. Oleh karena itu ketika masyarakat mendambakan terwujudnya reformasi sektor publik, pemerintah harus segera melaksanakan proses transformasi menuju e-Government.

Melalui proses tersebut, pemerintah diharapkan dapat mengoptimasikan pemanfaatan kemajuan teknologi informasi untuk mengeliminasi sekat-sekat organisasi dan birokrasi, serta membentuk jaringan sistem manajemen dan proses kerja yang memungkinkan lembaga-lembaga pemerintah bekerja secara terpadu. 

Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi (Information and Communication Technology/ICT) di dunia telah semakin luas. Hal ini dapat dilihat dari penggunaan ICT yang tidak terbatas pada bidang perdagangan saja, melainkan juga dalam bidang-bidang lain, seperti bidang pendidikan, bidang pertahanan dan keamanan negara, sosial dan sebagainya. ICT ini dipergunakan karena memiliki berbagai kelebihan yang menguntungkan dibandingkan dengan menggunakan cara tradisional dalam melakukan interaksi. 

Kelebihan dari ICT ini dapat dilihat dalam hal kecepatan, kemudahan dan biaya yang lebih murah. Kelebihan ini dapat diilustrasikan dengan kasus sebagai berikut: misalnya A adalah seorang penjual barang yang berada di Indonesia dan B adalah pembeli yang berada di Belanda. Kemudian B berniat membeli barang yang dijual oleh A. Apabila menggunakan cara tradisional maka B harus mendatangi negara tempat A berada untuk membuat perjanjian pembelian atau sebaliknya. Tetapi dengan mempergunakan Internet misalnya, maka dengan saling mengirimkan email saja perjanjian jual beli ini dapat dibuat. 

Dengan demikian, selain lebih cepat dan mudah karena dengan mempergunakan Internet berarti mengurangi waktu yang terbuang apabila A atau B mendatangi yang lainnya untuk membuat perjanjian jual beli, yang berarti biaya yang diperlukan dalam proses pembuatan perjanjian juga menjadi lebih murah karena dikurangi biaya transportasi apabila mempergunakan cara tradisional. 

Dengan kelebihan-kelebihan seperti yang telah dijelaskan dengan ilustrasi diatas, maka dapat dikatakan bahwa dengan mempergunakan ICT maka efisiensi dalam gerak kehidupan manusia dalam berinteraksi dengan sesamanya dapat terwujud. Efisiensi ini sendiri berpengaruh terhadap kualitas dan kuantitas dari interaksi yang terjadi, karena dengan mempergunakan ICT dalam interaksi yang terjadi maka dengan mempertimbangkan keuntungan-keuntungan yang didapat dari penerapan ICT ini dapat semakin meningkatkan kuantitas dan kualitas dari interaksi tersebut. Oleh sebab itu ICT banyak diterapkan dalam berbagai bidang kehidupan manusia, dan dengan keuntungan-keuntungan yang ditawarkan oleh teknologi ini maka mulai diterapkan dalam praktek pemerintahan.

Pemerintah adalah pengurus harian dari suatu negara dan merupakan keseluruhan dari jabatan-jabatan dalam suatu negara yang mempunyai tugas dan wewenang politik negara dan pemerintahan. Pemerintahan dalam suatu negara mempunyai wewenang terhadap semua urusan yang berada dalam lingkup hukum publik yang bertujuan untuk menjaga ketertiban dan keamanan, menciptakan kesejahteraan bagi rakyatnya dan memberikan pelayanan yang baik kepada masyarakat. Dalam menjalankan tugas dan wewenangnya tersebut, pemerintah memerlukan semua informasi yang ada dan kemudian akan digunakan untuk menjalankan fungsi-fungsinya seperti perencanaan, pembuat kebijakan, administrasi negara, dan sebagainya. Informasi yang terkait dengan pelaksanaan fungsi dan wewenang pemerintah diproses oleh suatu sistem informasi yang merupakan kumpulan dari sistem-sistem yang digunakan untuk :

• mengumpulkan informasi 
• mengklasifikasikan informasi 
• mengolah informasi 
• menginterpretasikan informasi 
• mengambil informasi dari tempat penyimpanan 
• transmisi (penyampaian) 
• penggunaan informasi 

 

E-Government 

 

World Bank memberikan definisi untuk istilah e-government, yaitu penggunaan teknologi informasi oleh badan-badan pemerintahan yang memiliki kemampuan untuk mewujudkan hubungan dengan warga negara, pelaku bisnis dan lembaga-lembaga pemerintahan yang lain. Sedangkan konsep yang diusung oleh EZ Gov, selaku konsultan dalam penerapan e-government, memiliki pengertian penyederhanaan praktek pemerintahan dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi, dimana dari pengertian tersebut dibagi lagi menjadi dua pembidangan, yaitu : 

• online sevices adalah bagaimana pemerintah menjalankan fungsinya ke luar baik itu masyarakat maupun kepada pelaku bisnis. Tetapi yang terpenting disini adalah pemerintah menawarkan pelayanan yang lebih sederhana dan mudah kepada pihak yang terkait. Contohnya seperti pembayaran retribusi, pajak properti atau lisensi. 
• government operations adalah kegiatan yang dilakukan dalam internal pemerintah, lebih khusus lagi adalah kegiatan yang dilakukan oleh pegawai pemerintah seperti electronic procurement, manajemen dokumen berbasiskan web, formulir elektronik dan hal-hal lain yang dapat disederhanakan dengan penggunaan internet.

Tetapi pengertian dari konsep e-government tidak terbatas pada pengertian yang telah disebutkan diatas, karena masing-masing negara yang menerapkan konsep e-government ini memiliki pengertian masing-masing yang disesuaikan dengan kebutuhan dan keadaan dari negara itu sendiri. Contohnya di Kanada dimana konsep e-government yang diterapkan didalamnya lebih menekankan pada public services atau pelayanan untuk publik (dalam pengertian ini berarti masyarakat) yang diwujudkan pada pelayanan dari pemerintah kepada warga negara secara online seperti dalam situs portal pemerintah (www.canada.gc.ca) dan warga negara bisa mendapatkan informasi dan pelayanan dari pemerintah federal, propinsi dan lokal dalam situs tersebut. Sedangkan pengertian e-government menurut pemerintah India lebh ditekankan pada kebebasan warga negaranya untuk memilih tempat dan waktu dalam mengakses informasi dan mempergunakan layanan pemerintah. Negara yang diakui sebagai negara yang menduduki posisi pertama dalam menerapkan konsep e-government adalah Kanada. Hal ini dikarenakan ambisi Kanada yang memiliki target untuk mewujudkan pemerintahan yang paling terkoneksi dengan warga negaranya di seluruh dunia pada tahun 2004.

Tujuan E-government

Konsep e-government diterapkan dengan tujuan bahwa hubungan pemerintah baik dengan masyarakatnya maupun dengan pelaku bisnis dapat berlangsung secara efisien, efektif dan ekonomis. Hal ini diperlukan mengingat dinamisnya gerak masyarakat pada saat ini sehingga pemerintah harus dapat menyesuaikan fungsinya dalam negara agar masyarakat dapat menikmati haknya dan menjalankan kewajibannya dengan nyaman dan aman, yang kesemuanya itu dapat dicapai dengan pembenahan sistem dari pemerintahan itu sendiri dimana salah satunya adalah melalui e-government.

Selain itu tujuan penerapan e-government adalah untuk mencapai suatu tata pemerintahan yang baik (good governance). Pengertian dari tata pemerintahan yang baik (good governance) menurut UNDP sesuai dengan yang dinyatakan dalam Dokumen Kebijakan UNDP yang diterbitkan pada bulan Januari 1997 dengan judul “Tata Pemerintahan Menunjang Pembangunan Manusia Berkelanjutan”, adalah: “penggunaan wewenang ekonomi, politik dan administrasi guna mengelola urusan-urusan negara pada semua tingkat. Tata pemerintahan menyangkut seluruh mekanisme, proses, dan lembaga-lembaga di mana warga dan kelompok-kelompok masyarakat mengutarakan kepentingan mereka, menggunakan hak hukum, memenuhi kewajiban dan menjembatani perbedaan-perbedaan di antara mereka.”

Dalam dokumen yang sama dinyatakan bahwa tata pemerintahan yang baik memiliki beberapa unsur yaitu :

1. partisipasi, dimana semua pria dan wanita mempunyai suara dalam pengambilan keputusan, baik secara langsung maupun melalui lembaga-lembaga perwakilan sah yang mewakili kepentingan mereka. Partisipasi menyeluruh tersebut dibangun berdasarkan kebebasan berkumpul dan mengungkapkan pendapat, serta kapasitas untuk berpartisipasi secara konstruktif. 
2. supremasi hukum, dimana kerangka hukum harus adil dan diberlakukan tanpa pandang bulu, terutama hukum yang menyangkut hak asasi manusia. 
3. transparansi, yaitu transparansi dibangun atas dasar arus informasi yang bebas. Seluruh proses pemerintahan, lembaga-lembaga pemerintahan
4. cepat tanggap, lembaga-lembaga dan seluruh proses pemerintahan harus berusaha melayani semua pihak yang berkepentingan. 
5. membangun konsensus, tata pemerintahan yang baik menjembatani kepentingan-kepentingan yang berbeda demi terbentuknya suatu konsensus menyeluruh yang terbaik bagi kelompok-kelompok masyarakat, dan konsensus dalam hal kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur apabila hal tersebut dimungkinkan. 
6. kesetaraan, dimana semua pria dan wanita mempunyai kesempatan memperbaiki atau mempertahankan kesejahteraan mereka. 
7. efektif dan efisien, dimana proses-proses pemerintahan dan lembaga-lembaga pemerintahan membuahkan hasil sesuai kebutuhan warga masyarakat dengan menggunakan sumber-sumber daya yang ada seoptimal mungkin. 
8. bertanggung jawab, dimana para pengambil keputusan di pemerintahan, sektor swasta dan organisasi-organisasi masyarakat bertanggung jawab baik kepada masyarakat maupun kepada lembaga-lembaga yang berkepentingan. Bentuk pertanggungjawaban tersebut berbeda satu dengan yang lainnya tergantung dari segi jenis organisasi yang bersangkutan dan dari segi apakah bagi organisasi itu keputusan tersebut bersifat ke dalam atau keluar 
9. visi strategis, dimana para pemimpin dan masyarakat memiliki perspektif  yang luas dan jauh ke depan atas tata pemerintahan yang baik dan pembangunan manusia, serta kepekaan akan apa saja yang dibutuhkan untuk mewujudkan perkembangan tersebut. Selain itu mereka juga harus memiliki pemahaman atas kompleksitas historis, budaya dan sosial yang menjadi dasar bagi perspektif tersebut. 

  Dengan pengertian dan unsur-unsur dari konsep good governance seperti yang dinyatakan oleh UNDP tersebut diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa pemerintah memiliki wewenang dan fungsi yang terkait dengan masyarakat. Sebaliknya begitu pula dengan masyarakat yang memiliki hak dan kewajiban terhadap negara. Keterkaitan ini menandakan hubungan antara pemerintah dan masyarakat dan apakah hubungan ini diatur oleh suatu tata pemerintahan. 

Apabila tata pemerintahan suatu negara baik maka dapat dikatakan bahwa hubungan antara pemerintah dengan masyarakatnya berjalan dengan baik. Kembali pada masalah penerapan konsep e-government, dimana salah satu tujuan penerapan e-government adalah untuk mencapai suatu tata pemerintahan yang baik. Pemikiran ini didasarkan pada cara berfikir bahwa e-government diterapkan untuk meningkatkan hubungan antara pemerintah dengan masyarakat dan pelaku bisnis dengan dasar efisiensi, efektif dan ekonomis. Inisiatif dari pemerintah untuk menerapkan konsep e-government ini adalah suatu cara untuk meningkatkan kualitas dari tata pemerintahannya sehingga menjadi lebih baik.

Tetapi berbicara mengenai e-government bukan berarti hanya menerapkan sistem pemerintahan secara elektronik saja atau dengan kata lain otomatisasi sistem, melainkan juga mengenai pengertian yang lebih mendalam daripada itu.

Hal pertama yang harus dilihat sebelum penerapan e-government adalah bagaimana sistem pemerintahan berjalan, karena untuk menjalankan e-government diperlukan suatu sistem informasi yang baik, teratur dan tersinergi dari masing-

masing lembaga pemerintahan. Sehingga dari kesemuanya itu bisa didapatkan suatu sistem informasi yang terjalin dengan baik. Sistem informasi yang demikian akan memudahkan pemerintah dalam menjalankan fungsinya ke masyarakat.

Untuk mewujudkan sistem informasi yang baik, teratur dan tersinergi antara lembaga pemerintahan, maka sistem informasi dari masing-masing lembaga pemerintahan harus memenuhi suatu standar sistem informasi. Standar ini meliputi persyaratan minimal untuk faktor-faktor dari sistem informasi tersebut. Menurut pengertian sistem informasi secara umum, maka unsur-unsur yang terkandung didalamnya adalah manusia, teknologi, prosedur dan organisasi. 

Untuk memenuhi konsep sistem informasi yang baik maka dari masing-masing unsur tersebut harus memiliki standar yang harus dipatuhi dan dijalankan, sehingga sistem informasi dari satu lembaga pemerintah ke lembaga pemerintah lainnya dapat terhubung. Dengan demikian informasi yang dihasilkan dari sistem informasi tersebut bisa dipergunakan untuk keperluan pemerintah dalam menjalankan fungsinya baik kedalam maupun keluar.

Dalam konteks e-government, maka kita akan berbicara mengenai sistem informasi yang berbasiskan komputer, karena langkah pertama yang harus dilakukan untuk mewujudkan e-government adalah mengotomatisasi semua unsur yang terdapat dalam sistem informasi. Untuk memperlancar otomatisasi tersebut digunakan teknologi ICT yang dapat mendukung yaitu komputer. Sistem informasi yang berbasiskan komputer menggunakan komponen-komponen antara lain seperti data, prosedur, manusia, software dan hardware. 

Namun sebelum menjalankan sistem informasi yang berbasiskan komputer, maka sistem informasi yang bukan berbasiskan komputer harus dibenahi terlebih dahulu. Apabila hal tersebut tidak dilakukan maka otomatisasi tidak akan mempunyai pengaruh yang signifikan terhadap sistem informasi. 

Dengan demikian tidaklah heran apabila negara yang dapat menjalankan e-government hanyalah negara-negara maju (dalam konteks e-government seutuhnya, bukan semata-mata situs informasi dari pemerintah), karena untuk mencapai kesinergian sistem informasi dari berbagai lembaga pemerintahan adalah hal yang sangat sulit, mengingat untuk membenahi sistem informasi dalam dalam satu lembaga pemerintah saja sudah cukup rumit. Kesinergian tersebut merupakan hal yang sulit dilakukan karena berkaitan erat dengan faktor budaya, politik dan ekonomi suatu negara. 

Di Indonesia sendiri, konsep e-government ini mulai ramai dibicarakan sejak tahun 2001, yaitu Presiden Abdurrahman Wahid mengeluarkan Instruksi Presiden Nomor 6 tahun 2001 tentang Pengembangan dan Pendayagunaan Telematika di Indonesia. Secara pokok Inpres tersebut mencanangkan suatu Kerangka Teknologi Informasi Nasional/KTIN (national information technology framework), sebab perkembangan teknologi informasi di dunia sudah demikian pesatnya, sehingga Indonesia dikhawatirkan akan tertinggal dari negara-negara lain pada persaingan global dalam perdagangan bebas. 

Permasalahan yang ada dalam bidang teknologi informasi di Indonesia adalah seperti yang dinyatakan oleh Bambang Bintoro Soedjito, Deputi Bidang Produksi, Perdagangan dan Prasarana BAPPENAS, dalam makalahnya yang berjudul “Kerangka Kerja dan Strategi Pengembangan Teknologi Informasi Nasional (N-IT Framework), yaitu antara lain:

• efisiensi dan produktivitas dalam pembelanjaan TI 
• kurang jelasnya tujuan investasi TI 
• kurangnya koordinasi proyek TI, sehingga sistem yang tumpang tindih dan tingkat integrasi yang rendah 
• hambatan dalam pengelolaan administrasi TI 
• munculnya digital divide antara negara maju dan berkembang serta antar daerah di Indonesia. 

Untuk menjawab permasalahan itu maka dibutuhkan suatu panduan nasional untuk pengembangan dan penerapan TI yang dituangkan ke dalam kerangka kerja dan strategi pengembangan TI nasional yang akan menjadi landasan untuk: 

• meningkatkan daya saing dalam menjawab tantangan persaingan global 
• mendukung terbentuknya masyarakat informasi global 
• memperkecil digital divide dengan negara maju dan antar daerah di Indonesia 

Visi dari Kerangka Teknologi Informasi Nasional (KTIN), adalah untuk mewujudkan Masyarakat Telematika Nusantara berbasis pengetahuan di tahun 2020, dengan berlandaskan faktor-faktor seperti di bawah ini :

• Prasarana, yang terdiri dari prasarana TI dan telekomunikasi (information and communication technology/ICT), sumber daya manusia dan industri TI.
• Hukum, yang akan ditegaskan dalam perangkat hukum Telematika.
• Organisasi, yaitu Badan Koordinasi TI Nasional.
• Keuangan, dengan menjalankan mekanisme pendanaan dengan paradigma baru.  

 Dengan landasan seperti yang telah disebutkan diatas maka akan dibangunlah pilar-pilar yang akan menunjang terwujudnya tujuan dari KTIN ini. Pilar-pilar penunjang itu terdiri dari :

• E-business untuk mendukung usaha kecil dan menengah (UKM)
• TI untuk pendidikan 
• E-government for good governance 
• TI berbasis masyarakat (IT based society) 
• E-democracy 

 Dengan melihat KTIN tersebut maka dapat dikatakan bahwa konsep e-government di Indonesia ternyata telah dikenal sejak lama dan sekarang konsep ini tidak lagi menjadi sebuah wacana saja, melainkan juga sudah mulai diterapkan dan dilaksanakan di beberapa daerah di Indonesia. Pemerintah daerah sudah mulai memiliki keberanian untuk membuat keputusan sendiri dengan mendasarkan diri pada ketentuan mengenai otonomi daerah. Hal ini diwujudkan salah satunya dengan menerapkan konsep e-government yang mulai marak dibicarakan tidak hanya di kalangan pemerintah baik pusat maupun daerah, melainkan juga di kalangan masyarakat umum. 

Ada dua sisi pendapat yang muncul dari wacana ini. Satu sisi berpendapat bahwa konsep e-government ini sangat menguntungkan karena akan mempermudah proses pelayanan pemerintah ke masyarakat. Selain itu juga akan memenuhi tuntutan masyarakat akan kebutuhan informasi mengenai kegiatan pemerintahan.

Namun disisi lain ada pendapat yang menyatakan keraguannya terhadap penerapan konsep e-government ini, karena dikhawatirkan pemerintah hanya mengganggap konsep e-government hanya semata-mata otomatisasi sistem tetapi tetap tidak mengubah cara kerja pemerintah sehingga esensi dari tujuan penerapan konsep e-government tidak tercapai. Dengan demikian investasi yang ditanamkan untuk menerapkan e-government akan menjadi sia-sia.

Tujuan dari penerapan e-government yang disarikan dari pemahaman negara-negara asing yang sudah menerapkan konsep ini, adalah mencapai efisiensi, efektifitas dan nilai ekonomis dari praktek pelayanan pemerintah ke masyarakatnya.

Tetapi tujuan ini sebenarnya memiliki pengertian lebih, dimana yang diharapkan dari penerapan konsep e-government adalah restrukturisasi sistem pemerintahan yang sudah ada agar hasil yang dicapai dengan menerapkan e-government bisa maksimal. Hal ini berarti terdapat masalah sistem kerja, personil, dan budaya kerja yang harus diperhatikan sebelum menerapkan e-government.

Ada beberapa contoh dari penerapan konsep e-government di Indonesia, yaitu Kabupaten Lamongan, Jawa Timur yang pada tahun 2001 menggelar koneksi online antar 26 kecamatan, sehingga semua aktivitas Unit Pelayanan Terpadu (UPT) dapat berjalan online. Dana yang dikeluarkan untuk menjalankan program ini senilai Rp 1,23 miliar. Kemudian contoh-contoh lainnya adalah di Kabupaten Tarakan, Kalimantan Timur, salah satu kabupaten di Sulawesi dan Riau yang sudah menyediakan informasi pemerintah daerah secara online. 

Apabila dilihat dari contoh-contoh yang telah disampaikan diatas maka dapat disimpulkan bahwa praktek e-government yang dilakukan oleh pemerintah daerah tersebut adalah yang berbentuk pelayanan pemerintah ke masyarakat dalam hal penyampaian informasi atau lebih jauh lagi pembuatan KTP online. Hal ini membuktikan bahwa sedikitnya pemerintah daerah sudah mulai mengerti bahwa teknologi informasi dapat dipergunakan untuk mempermudah pekerjaan mereka dan bahkan melakukan hubungan dengan masyarakatnya, walaupun dalam bentuk pemberian informasi secara sepihak yaitu dari pemerintah ke masyarakatnya.

Tetapi ada satu permasalahan yang perlu dicermati disini, yaitu mengenai pemahaman dari pihak pemerintah daerah mengenai esensi dan tujuan dari penerapan e-government ini. Permasalahan tersebut adalah timbulnya kekhawatiran akan tertinggal dari Negara lain dalam masalah teknologi, dan ditambah dengan kewenangan yang dimiliki oleh masing-masing propinsi akibat dari otonomi daerah sehingga akan membuat masing-masing daerah berlomba untuk menerapkan e-government di wilayahnya. Apabila timbul hal demikian, maka yang akan terjadi kemudian resensi dan tujuan dari e-government tidak tercapai sehingga mengakibatkan penerapan e-government ini menjadi sia-sia.

Seperti yang telah disinggung sebelumnya bahwa esensi dari e-government sebenarnya adalah masalah restrukturisasi dari sistem pemerintahan yang sudah ada. Kenapa harus direstrukturisasi? Sistem pemerintah adalah suatu sistem yang menjalankan praktek pemerintah dalam menjalankan fungsi-fungsinya. Apabila sistem pemerintah yang berfungsi sebagai pengatur dari suatu negara berjalan dengan buruk, maka ketika konsep e-government ini diimplementasikan, maka keuntungan yang bisa didapat hanyalah keuntungan dari pengunaan teknologi informasi yang lebih bersifat teknis. 

Sebagai contoh adalah masalah korupsi dalam suatu sistem pelayanan pemerintah ke masyarakatnya, seperti pembuatan kartu identitas misalnya. Alur proses pembuatan kartu identitas menelan banyak biaya pungutan yang disebut sebagai pelancar dalam proses pembuatan kartu identitas tersebut.

Pengimplementasian konsep e-government dalam proses tersebut (yang berarti penggunaan teknologi informasi) memiliki keuntungan, yaitu kecepatan pembuatan kartu identitas saja. Namun apabila sistem yang ada sebelum pengimplementasian e-government tersebut masih berlaku atau belum diubah, maka pelaksanaan e-government tersebut tidak menghilangkan masalah pungutan yang ada. 

Masalah lain adalah masalah kearsipan, dimana agar penerapan konsep e-government dapat efektif dan efisien serta ekonomis, maka hal pertama yang harus direstrukturisasi adalah sistem pendokumentasian. Karena untuk masalah pembuatan kartu identitas misalnya, diperlukan suatu data base sentral mengenai data-data atau identitas dari setiap warga negara dari negara tersebut. Hal ini dapat mencegah warga negara memiliki kartu identitas lebih dari satu yang mungkin dapat menimbulkan kesulitan apabila timbul kejadian yang memerlukan pemeriksaan terhadap identitas dari seorang warga negara. 

Satu hal lagi yang harus diperhatikan adalah masalah keamanan. Keamanan disini terkait dengan masalah sistem dan pihak-pihak yang ada didalam sistem tersebut. Karena apabila pelayanan yang diberikan pemerintah terganggu oleh misalnya hacker atau cracker, maka akan membahayakan. Contohnya adalah dalam layanan kartu identitas on-line, dimana yang menjadi fokus disini adalah identitas dari setiap warga negara suatu negara. Apabila ada pihak yang meng-hacker misalnya dengan menyebarkan virus yang dapat menghancurkan data base yang berisi identitas semua warga negara, maka akibat yang timbul akan sangat merugikan seperti orang-orang tidak dapat membuat kartu identitas lagi sebelum data base itu diperbaiki yang tentu saja akan memakan waktu lama, karena berarti pemerintah harus mendata ulang lagi warga negaranya. Tetapi ini hanya salah satu contoh mengenai hal apa yang mungkin terjadi apabila masalah keamanan tidak diperhatikan dalam penerapan e-government.

Masalah yang lain adalah mengenai masalah koneksi sistem informasi antar lembaga pemerintah atau antara pemerintah pusat dengan pemerintah daerah, atau di antara pemerintah daerah itu sendiri. Karena untuk dapat mencapai tujuan e-government dan mendapatkan keuntungan darinya, maka koneksi antar lembaga pemerintah harus baik, sehingga ada kesesuaian dan keharmonisan dari setiap lembaga pemerintah yang menjalankan tugasnya masing-masing. 

Disinilah letak pentingnya pengaturan dari pusat, karena bagaimanapun pemerintah pusat tetap memegang kewenangan. Hal ini diatur dalam undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah atau yang sering disebut sebagai Otonomi Daerah. Dalam pasal 7 Undang-undang tersebut memang disebutkan bahwa daerah mempunyai kewenangan dalam seluruh bidang pemerintahan kecuali dalam bidang politik luar negeri, pertahanan keamanan, peradilan, moneter dan fiskal, agama serta kewenangan bidang lain. Kewenangan yang dimiliki oleh daerah meliputi kebijakan tentang perencanaan nasional dan pengendalian pembangunan nasional secara makro, dana perimbangan keuangan, sistem administrasi negara dan lembaga perekonomian negara, pembinaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pendayagunaan sumber daya alam serta teknologi tinggi yang strategis, konservasi, dan standarisasi nasional. Dari pasal ini jelas ada pembatasan bagi daerah dalam menjalankan wewenangnya. Dalam hal penerapan e-government jelas termasuk kedalam kewenangan pemerintah daerah, asalkan tidak mengganggu pertahanan dan keamanan negara serta masalah fiskal juga moneter. 

Pengaturan dari pusat ini bisa berupa standar minimal dalam hal penerapan e-government di daerah-daerah dan hal-hal apa yang harus diperhatikan dalam menerapkan e-government agar stabilitas negara tetap terjaga dan tidak timbul perpecahan antar daerah akibat persaingan dalam penerapan e-government. Tetapi tentu saja pengaturan itu tidak dapat terwujud sebelum pemerintah memahami apa sensi dan tujuan dari e-government itu sendiri. Pemahaman ini tentu tidak serta merta diterapkan ke dalam praktek pemerintahan Indonesia, karena butuh penyesuaian terlebih dahulu dan pertimbangan mengenai hal-hal apa yang harus direstrukturisasi agar penerapan e-government tidak menjadi sia-sia dan hanya membuang-buang sumber daya yang ada.